外贸单证有哪些？PI、商业发票、装箱单的区别

刚接触外贸，拿到第一票出口订单，最容易被一串文件名称绕住：客户要 PI，货代催装箱单，报关资料还没整理，商业发票里的数量又和仓库提供的数据对不上。

文件一个个都能打开，放到同一票业务里，却不知道该先做哪份、找谁拿数据、发出去前检查什么。

常见外贸单证包括报价单、形式发票（PI）、销售合同、商业发票、装箱单，以及报关和运输相关单据。新手先弄清每份文件的用途，再学会核对它们之间的数据关系。

一、外贸常见单证有哪些？先看这张用途表

常见外贸文件的用途与核对重点
文件	主要解决什么问题	优先核对什么
报价单	向客户说明产品、价格及报价条件	规格、数量、币种、贸易术语、有效期
形式发票 PI	列明拟交易的产品和条件，供双方确认及买方安排相关手续	买卖双方、单价与总额、付款及交货条件
销售合同	记录双方约定的交易内容和责任	产品要求、付款、交付、验收及变更约定
商业发票 Commercial Invoice	列明销售货物及金额，用于结算、清关等环节	交易主体、货物描述、数量、单价、金额和币种
装箱单 Packing List	说明货物怎样装箱、各包装中装了什么	货物数量、包装件数、净重、毛重、尺寸和唛头
报关单	向海关申报货物相关信息	申报主体、商品信息、数量单位、价格及随附资料
海运提单 Bill of Lading	记录海运货物及运输信息，用于运输和交付相关手续	发货人、收货人、通知方、港口及货物件数、重量、体积等

PI 常用于交易前的报价和条件沟通；商业发票列明相应销售交易的货物与金额；装箱单侧重货物及包装明细。三份文件各有用途，实际出货发生变化后，需要核对对应信息。相关用途可参阅美国国际贸易署的常见出口文件说明。

中国海关的货物申报办事指南也将合同、发票、运输单据、装箱单等列入商业单据范围。具体到一票货，还要按产品、目的地及交易安排确认是否涉及原产地证明、保险单或其他证书，提前列明文件要求和准备人。

第一组：主体名称和各自角色。买方、收货人、通知方分别是谁，名称和地址是否已经确认？它们可能是不同主体，应按对应角色填写。不要把客户邮件签名中的公司信息直接复制到所有位置。

第二组：货物名称、规格、数量和单位。例如，一票货有 80 件产品，每箱装 20 件，共 4 箱。产品数量是 80 件，包装数量是 4 箱，这两项应能相互核对。看到数字不同，先看字段含义和计量单位。

第三组：金额和币种。逐项核对单价、数量、小计和总额，检查币种是否正确。订单涉及折扣、运费或其他费用时，要按约定列示，避免重复计入或遗漏。

第四组：包装、重量和体积。净重、毛重、箱数和外箱尺寸，应有对应的装箱或测量记录。装箱单反映具体包装内的货物及重量、尺寸等信息，这也是其重要用途。可对照装箱单用途说明理解。

实际核对时，可以先在订单资料里建立一份已确认的数据底表，并注明信息来源。业务提供交易约定，仓库提供实际装箱数据，相关负责人复核后，再用于准备和确认各份单据。

假设原定本批发 80 件，后来确认增加到 100 件，每箱仍装 20 件，箱数就从 4 箱变成 5 箱。

这时除了改产品数量，还要检查相应金额、包装明细、实际重量和体积，以及已经交给货代或报关人员的资料。重量、尺寸应重新核实，不能直接沿用增加数量前的数据。

可以按下面的顺序处理：

分批出货时，还要分清总订单数量和本批出货数量。每份文件应对应它所记录的交易或出货范围，不能把总订单、分批发票和包装数量混在一起核对。

如果你能认出这些文件，却仍不清楚字段从哪里来、金额怎样算、几份单据怎样互相检查，可以从一票完整的模拟订单开始练习。

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